Refleksion i arbejdet – hvad er det nu for et mærkeligt begreb? Livslang læring og konstant udvikling af vores kompetencer er en forudsætning for virksomhedens succes og for at den enkelte lykkes i jobbet. Forudsætning for at det lykkes er refleksion. I denne blog klæder vi dig på til at arbejde med refleksion og læring som en integreret del af arbejdet og hverdagen. Vi giver dig også et konkret redskab til, hvordan du kan gøre.
Af Jeanette Hallundbæk og Grethe Stigsgaard
Refleksion i arbejdet – det har vi da ikke tid til!
Du har sikkert hørt nogle af dine medarbejdere sige: ”Vi har ikke tid til at reflektere“, “Vi har alt for travlt til at gøre tingene anerledes og bedre” eller “Jeg ved ikke, hvordan jeg skal lære nyt i min travle hverdag“.
Mange medarbejdere (og ledere) oplever, at de er fanget i hverdagens hamsterhjul og ikke har tid til at lære af hverdagens hændelser – ikke har tid til at reflekterer over, hvad der fungerede eller hvordan de kan gøre tingene mere hensigtsmæssigt.
Og det er er en kæmpe udfordring af flere grunde:
For det første er det afgørende for organisationens forsatte eksistens, at den udvikler sig, og at opgaverne løses effektivt og med høj kvalitet.
For det andet betyder den manglende mulighed for læring og kompetenceudvikling, at mange medarbejdere siger op og finder et nyt job. Et job, hvor de både oplever indflydelse, tid til fordybelse og mulighed for at udvikle sig fagligt såvel som personligt. Og det er dyrt både i form at tab af kompetence og rekrutteringsomkostninger, men også fordi arbejdskraft er en knap ressource.
Det er dyrt, ikke at tage sig tid til refleksion
Det er afgørende for både virksomheden og for medarbejderne – og det uanset branche – at medarbejderne kan reflektere over hændelser i dagligdagen, lære af dem og bidrage til at kerneopgaven løses endnu bedre.
Det gælder både læreren, sælgeren, IT-medarbejderen, SoSu-assistenten og sagsbehandleren. Det er dem, der løser dagligdagens problemer; det er dem, der sørger for at kunden er tilfreds, at der er kvalitet i opgaveløsningen, at samarbejdet fungerer og at de smarte løsninger bliver fundet.
Og hvis ikke medarbejderne selv kan løse udfordringerne, er det selvfølgelig vigtigt, at lederen kender deres refleksion og kan handle på den.
Eller vi kan vende det om og sige, at ledere må skabe rammer, der faciliterer refleksion over oplevelserne fra dagligdagen.
Det er vores iagttagelse, at det sker i samtaler, der er præget af nærværende ledelse med vilje til at lytte, motivere og til at tænke ’ud af boksen’ og finde nye løsninger – vi taler om at facilitere refleksion over daglig praksis.
Skab plads til refleksionen
Men hvad skal der til, for at disse samtaler kan danne ramme om refleksion og læring? Et godt sted at finde inspiration er i Maturana’s domæneteori, hvor han skelner mellem samtalens tre domæner.
Her får du en kort introduktion til de tre domæner:
1. Produktionens domæne
I ’produktionens domæne’ arbejdes der med afsæt i de aftalte procedure, standarder og retningslinjer, hvorfor kommunikationen er præget af, at der er én bestemt og rigtig måde at gøre tingene på. Fokus kommer nemt til at ligge på detaljer, årsager til fejl og hurtige løsninger.
2. Det personlige domæne
Via ’det personlige domæne’ bliver vi opmærksomme på, at en samtale altid vil være præget af samtalepartnernes forskellige motiver, værdier, følelser etc., og at vi hver især har en personlig holdning til, hvad der for eksempel er god praksis.
3. Refleksionens domæne
Endelig er der ’refleksionens domæne’. For at en samtale understøtter refleksion, skal der være tid og vilje til at lytte nysgerrigt til hinanden og bygge på hinandens ideer. Ikke mindst, skal der være tid til at understøtte et miljø eller en kultur, hvor det er legitimt at bryde vanetænkningen og de kendte handlingsmønstre.
Det er her ikke så interessant at nå frem til en endelig konklusion, men mere interessant at høre andres perspektiver – og i forlængelse heraf sammen udvikle nye forståelser og ny læring.
Den officielle kommunikation i mange organisationer sker primært i produktionens domæne, idet man bruger procedurer, lovgivning, ledelsens beslutninger m.v. som afsæt for løsningen af kerneopgaven. Ofte foregår en stor del af den reelle kommunikation dog i det personlige domæne, hvor den enkelte tager afsæt i egne personlige holdninger, følelser og værdier.
I mange organisationer bruges der kun meget begrænset tid i refleksionens domæne. Hvis du skal have medarbejdere til at reflektere over hverdagens hændelser, er det afgørende, at du skaber tid og rum til at medarbejderne kan arbejde i refleksionens domæne.
Ja, det er også arbejde at arbejde i refleksionens domæne!
Medarbejdernes refleksions-kompetencer
Hvis medarbejderne i endnu højere grad skal arbejde i refleksionens domæne, skabe læring og udvikle egne kompetencer, opgaveløsningen og virksomheden som helhed, er det afgørende, at medarbejderne har kompetencer til at omsætte og anvende viden til handlinger i forhold til kerneopgaven og den konkrete opgaveløsning. Det betyder, at de
- Nysgerrigt undersøger egne handlemuligheder og udfaldet heraf.
- Tænker over oplevelser, finde mening og omsætte det til erfaringer og læring.
- Forholder sig bevidst og kritisk til egen adfærd og se sig selv udefra med ’et tredje øje’.
- Forholder sig nysgerrigt til mønstre i egen adfærd, i andres adfærd eller i systemerne.
- Er lydhøre og åbne overfor andres refleksioner og dermed åbne for at ændre eller justere egne forestillinger, beslutninger og adfærdsformer.
- Mestrer en spørgeform, der understøtter refleksion og tilskynder til at tænke i muligheder ved bl.a. at stille hv-spørgsmål eller præsenterer hypoteser.
- Aktivt inviterer kollegaer ind i egen refleksion og aktivt bidrage til kollegaernes læring.
Lederen skal facilitere refleksionen over daglig praksis
Hvordan kan lederen understøtte og udvikle disse kompetencer? Det er der selvfølgelig mange bud på, men i korthed lyder de således:
- Skab tid og rum til medarbejdernes refleksion og læring – afhold fx en gang hver måned et LæringsLab, hvor I arbejder i refleksionens domæne (det kan både være brainstorm, sparring på konkrete udfordringer eller refleksion over jeres kundeservice)
- Rammesæt og faciliter fælles refleksion over daglige hændelser på afdelings- eller teammøder ved fx at udfordre gængse forståelser og meninger, og stille undersøgende, nysgerrige spørgsmål.
- Gå foran i det daglige som det gode eksempel, hold fokus på muligheder og løsninger fremfor på fortidens fejl og forklaringer.
- Anerkend og fremhæv hver gang en medarbejder bryder vanetænkningen og stiller spørgsmål til de vante mønstre – konstruktiv feedback.
- Tag dig selv i det, hvis du kommer til at feje en ide – egen eller andres – af bordet med bemærkninger, der lukker for refleksion og nytænkning.
Den tid, som du afsætter til at understøtte et reflekterende arbejdsmiljø, vil ændre retorikken og kulturen i din enhed. I stedet for at tale om, at der ikke er tid til at lære, vil medarbejderne blive dygtigere, mere innovative og tilfredse – du vil kunne fastholde dem i længere tid.
Og så vil du ikke mindst opleve, at jeres opgaveløsning bliver mere effektiv og at jeres kunder bliver mere tilfredse.
Stop-op-refleksion – et redskab til at styrke læringen
Herunder finder du et redskab til at styrke refleksionen – og dermed læringen i jeres daglige praksis. Vi har kaldt redskabet Stop-op-refleksion.
Redskabet består af to elementer:
- Stop-op-refleksion – individuel læring
- Stop-op-refleksion – fælles læringsrefleksion
Har du brug for at støtte til at få løftet refleksionen og læringen i dit team?
Jeg har gennem mine mange år som organisationskonsulent, HR-chef mv. hjulpet mange virksomheder med at få styrket kompetencerne, løftet læringskulturen og den teamkultur, som er forudsætningen herfor. Hvis du har brug for et godt råd eller overvejer at få hjælp til en proces i din virksomhed, er du meget velkommen til at booke en aftale i min kalender – klik her.
Denne artikel er skrevet i samarbejde med Grethe Stigsgaard.
