Hvordan har du det med at lede dine medarbejdere på distancen?
Distanceledelse er en forholdsvis ny disciplin for mange ledere, men også de mere erfarne efterlyser fif til at gøre det endnu bedre.
- Har du brug for værktøjer til at skabe optimale rammer for trivslen, samarbejdet og motivationen i gruppen og hos den enkelte medarbejder?
- Hvad gør andre ledere for at sætte retningen, tydeliggøre forventningerne og yde den nødvendige støtte i en hjemmearbejdstid?
Jeg har samlet inspiration ind fra de mange ledere, jeg møder i mit arbejdet som ledermentor og organisationskonsulent – og krydret med mine egne erfaringer.
8 gode råd til hvordan du skaber trivsel på distancen
1. Forventningsafstemning
Som det første, bør du være ærlig og klar på dine forventningerne til medarbejderne: Hvad er målet og succeskriterierne? Hvor stort et tidsforbrug forventer du? Hvad er deadline? Hvem skal de samarbejde med? Hvornår og hvordan følger du op? Husk både undervejs og ved afslutning at give anerkendelse/feedback.
Når forventningsafstemningen er endnu vigtigere for medarbejdere, der arbejder på distancen end dem på kontoret, er det fordi, de er overladt til sig selv.
Nogle vil over-performe, nogle vil nemmere køre af sporet, andre har svært ved at invitere kollegaer ind og andre igen vil lade arbejde og fritid flyde sammen. Forventningsafstemningen vil også minimere risikoen for stress.
2. Tal ofte med medarbejderne
Det er afgørende, at du har en tæt kontakt med hver enkelt medarbejder. Sæt en en-til-en samtale ind i kalenderen hver anden uge fx i form af en walk-and-talk-via-telefonen. Behovet hos den enkelte medarbejder varierer.
Spørg ind til arbejdsmæssige og personlige forhold med betydning for trivslen. Lad medarbejderen mærke, at dit fokus er at lytte og anerkende – IKKE at kontrollere. Forstå hvad den enkelte medarbejders værdisæt er – hvad drømmer personen om, hvad gør personen glad, og hvilke barrierer forhindrer personen i at være den bedste udgave af sig selv?
Giv også gerne medarbejderne et mere uformelt opkald et par gange om uge.
3. Sæt trivslen på dagsordenen
Styrk relationerne i teamet på onlinemøder ved altid at have et fast punkt om trivslen i gruppen. Det kan fx være i form af en runde, hvor alle fortæller om de er i den røde, gule eller grønne trivselszone. Tag bagefter kontakt til de medarbejdere, der er røde og gule.
Start mødet med at skabe en positiv stemning. Det kan være ved at lade en af medarbejderne fortælle en historie om noget, der er gået godt siden sidst. Det kan også være ved, at alle giver den næste i alfabetet en anerkendelse; altså Anna giver en anerkendelse til Bo, Bo giver derefter en anerkendelse til Connie osv.
4. Trivselsmøder
Invitere til et længere onlinemøde med teamet, hvor trivslen i gruppen er i højsædet. Kan gentages hver måned eller efter behov. Din rolle er at facilitere dialogen; altså at skabe et trygt og tillidsfuldt rum, stille de gode, nysgerrige hv-spørgsmål og sikre at alle kommer til orde.
Det er derfor en rigtig god ide at lave møder i mødet, hvor I deler jer op i mindre grupper og går i Breakout Rooms og har en dialog om et specifikt emne eller spørgsmål.
5. Gør mødedeltagerne synlige
For at skabe nærhed i kommunikationen mellem deltagerne på onlinemøderne er det vigtigt, at alle har kameraet tændt, sidder i en passende afstand og kigger ind i kameraet, så kropssproget kan aflæses og øjenkontakten etableres. Når deltagerne i mødet kan se hinanden, skaber det større følelse af sammenhold og teamspirit – vigtige elementer, hvis teamet er spredt og sjældent ses fysisk.
6. Fælles aktiviteter
Tag initiativ til fælles aktiviteter, der giver sammenhold og energi. Det kan fx være walk and talk møder via telefonen eller kaffe-, frokost-, strikke- eller yoga-online-klubber. Få alle med ved at forklare formålet og de gavnlige effekter af fællesaktiviteterne.
Spis online frokost sammen en gang om ugen eller spis morgenmad om fredagen online. Snak om noget, der gør jer glade.
7. Uformel platform
Prioriter at have en platform, hvor I alle deler mere personlige ting fra jeres arbejdsdag, fx billeder af jeres kaffekop, jeres udsigt fra vinduet eller jeres morgentur med hunden. Det kan eksempelvis være en lukket gruppe på LinkedIn eller Facebook. Formålet er at etablere et uformelt mødested, nu hvor medarbejderne ikke kan mødes i kantinen, ved kaffemaskinen eller kopimaskinen. Den uformelle dialog skaber sammenhold.
8. Lav en hjemmearbejdspolitik
Hvis I ikke allerede har en politik for hjemmearbejde/distancearbejde, bør I få lavet en. Inddrag medarbejderne i drøftelser af principperne.
En sådan politik kan fx indeholde hvilke forventninger der er til fix- og flekstid, hvilke platforme I bruger til samarbejde, spilleregler for online møder og hvilke redskaber bidrager med i forhold til etablering af et godt fysisk arbejdsmiljø fx stol, skærm, tastatur og opkobling jf. også vejledning fra Arbejdstilsynet.
Distanceledelse af trivsel kræver ekstra ledelsesindsats
At lede på distancen giver masser af muligheder, men det kræver indsigt i faldgrupper og løsningsmuligheder. Dynamikkerne online er ofte anderledes end vi er vant til det fra offline interaktion, når vi mødes fysisk på en arbejdsplads.
Derfor kan samme ledelsesstil og metoder, som du benytter på kontoret, ikke altid overføres til distanceledelse og til at skabe trivsel i teamet. Du skal skrue op for din ledelsesindsats.
Brug for mere inspiration
Har du brug for input til trivsel i teamet og distanceledelse, så book en samtale med mig. Den er ganske uforpligtende, men værdifuld og givtig for dit videre ledelsesarbejde. Book her.
