Hvad er kerneopgaven?

Hvad er kerneopgaven egentlig? Det spørgsmål er der ofte mange svar på i en organisation!

I dette indlæg får du en introduktion til hvad det betyder at have kerneopgaven som pejlemærke kan betyde. Du får også en definition af kerneopgaven, en kort beskrivelse af de kriterier, der afstikker rammerne for den gode formulering af kerneopgaven og inspiration til hvordan du kan involvere medarbejderne i arbejdet.

Indlægget er skrevet ind i en offentlig kontekst, men pointerne og redskaberne kan langt hen af vejen også bruges i private virksomheder.

En arbejdsplads uden fælles kerneopgave

Hvis I ikke har en fælles, klar retning og kerneopgave definerer hver enkelt medarbejder sin egen målsætning for opgaveløsningen. Det går han/hun med afsæt i egne faglige og personlige mål, erfaringer, forståelser og tolkninger.

Der er således i organisationen/afdelingen mange forskellige forståelser af, hvad god kvalitet, service og effektivitet er. Resultatet er ofte, at:

• Organisationen ikke leverer det, som politikere og andre beslutningstagere har bedt om
• Borgerne/kunderne oplever, at opgaverne løses meget forskelligt fra professionel til professionel
• Det er svært for medarbejderne at håndtere forventningspresset fra krævende borgere eller pårørende
• Det er svært at lære af klager, fejl, succeser og ændringer
• Medarbejderne ikke ved, hvornår opgaven er løst godt nok
• Ledelse virker tilfældig og umulig at gennemskue

Uanset om I skal til at foretage gennemgribende ændringer eller blot have hverdagen til at køre bedre og mere stabilt, er det derfor af stor betydning, at medarbejdere og ledere har ensartet opfattelse af, hvad retningen er – hvad kerneopgaven er.

En arbejdsplads med fælles kerneopgave

Når en organisation har defineret den fælles kerneopgave, fungerer kerneopgaven som pejlemærke for opgaveløsning, kvalitet, service og prioriteringer i dagligdagen – kerneopgaven bliver med andre ord pejlemærke for de valg og fravalg, som ledere og medarbejdere træffer.

En klar kerneopgave gør det nemmere for medarbejderne at føre en dialog med kunderne/borgerne om deres behov og ønsker, og om hvad der er nødvendigt. Samtidig udgør den en ramme, som gør det muligt at sige til og fra i forhold til borgernes (mere eller mindre rimelige) ønsker og krav. Kerneopgaven fungerer dermed som et professionelt bolværk mod det pres, som bl.a. krævende borgere repræsenterer.

Kerneopgaven fungerer som en fælles referenceramme og sprog i drøftelserne om opgaveløsningen inden for en enhed og på tværs af fagligheder og organisatoriske enheder. Med den fælles referenceramme er der grobund for at implementere forandringer og fastholde nye rutiner fx kvalitetsstandarder og rutiner.

Definition af kerneopgaven

Med afsæt i ”Vidensgrundlag om kerneopgaven i den kommunale sektor”; Fremfærd, 2014 og i ”Kend din kerneopgave – innovation til hverdag”; M. Christensen og A. Seneca, 2012 kan kerneopgaven defineres som:

Kerneopgaven er den overordnede opgave, der skaber langsigtede effekter eller forandringer for borgeren/enhedens interessenter – som oplevet af borgere. Det er pejlemærket, som alle handlinger i organisationen skal understøtte og kunne føres tilbage til. Det er organisationens ”hvorfor” og motor. (Mine understregninger)

Det centrale i denne definition er, at:

1. Opgaven er, at skabe langsigtede effekter
2. Borgeren sættes i centrum for opgaveløsningen, hvilket betyder, at der skal pejles efter den service, som borgeren oplever
3. Kerneopgaven er omdrejningspunktet for enhver handling i organisationen

Kerneopgaven er det, vi skal lykkes med sammen med borgerne. Arbejdsopgaverne er det, organisationen gør for at leve op til kerneopgaven.

Formulering af en kerneopgave skal leve op til 4 kriterier:

1. Kerneopgaven skal formuleres i ental og helst som én sammenhængende sætning. Selvom I kan opleve, at jeres opgavefelt er så komplekst, at det rummer en stor mængde, der bør opremses, må I tale jer frem til éntydighed. Ideelt set bør fx en kommune formulere én kerneopgave for hele kommunen, som herefter kan brydes ned i en del-kerneopgave – fx på ældreområdet og herefter igen på institutionsniveau, fx plejecenter eller hjemmepleje.
2. Kerneopgaven skal rumme borgernes oplevelse og perspektiv. Det er således vigtigt at skifte position fra egen faglighed til det, der er væsentligt for borgerne. Kerneopgaven fungerer bedst, når formuleringen sætter fokus på, hvad borgeren har behov for.
3. Kerneopgaven har plads til flere fagligheder, idet der ofte vil være flere fagligheder, der arbejder sammen om samme kerneopgave.
4. Medarbejderne skal kunne se sig selv og eget bidrag i kerneopgaven. En væsentlig forudsætning for, at medarbejderne kan bruge kerneopgaven som pejlemærke er, at de kan se egne arbejdsopgaver og handlinger i kerneopgaven.

Formuleringen af kerneopgaven er ikke en skrivebordsøvelse. Ledere og medarbejdere må sammen sætte ord på organisationens kerneopgave, og dermed også sætte ord på de handlinger, der fører til, at de kan leve op til kerneopgaven.

Vær opmærksom på, at kerneopgaven er dynamisk og vil ændre sig i takt med, at kontekst og vilkår ændres fx på grund af den teknologiske udvikling, lovgivning eller en ændret politisk dagsorden. Ledelsen må konstant forholde sig til, om den formulerede kerneopgave fungerer – eller om den skal reformuleres.

Opgaverne rundt om kerneopgaven

I enhver organisation er der en række opgaver, som ikke knytter sig direkte til kerneopgaven, men som er nødvendige og en forudsætning for organisationens opgaveløsning. Det drejer sig om organiserings- og ledelsesopgaven fx personaleledelse, dokumentation, kvalitetssikring, rettighedsopgaver, lønudbetaling og vedlige­holdelse af bygninger.  Det samme gælder for udvikling og innovation fx udvikling af nye produkter, metoder og serviceydelser, kvalitetsforbedringer, nye procedurer, kompetenceudvikling og læring.

Forskellige forståelser af kerneopgaven

I formuleringen og i forståelsen af kerneopgaven er det vigtigt at have for øje, at politikere, borgere og medarbejdere kan have forskellige forståelser og perspektiver på kerneopgaven:

1. Den formelle kerneopgave, som politikerne har formuleret i love og beslutninger (fx mål og budgetter). I private virksomheder vil den formelle kerneopgave være formuleret af bestyrelsen og direktionen.
2. Den oplevede kerneopgave er den opgave, som borgerne oplever, at I løser, og som vurderes og opleves med afsæt i behov og ønsker. I private virksomheder er den oplevede kerneopgave selvfølgelig den ydelse, som kunden får, matcher behovet og ønsket. Her er der altså et UDE-FRA-IND persepektiv på kerneopgaven.
3. Den udførte kerneopgave, som medarbejdere og ledere løser i dagligdagen.

Udfordringen er at skabe så stor en fællesmængde som muligt.

Involvere medarbejderne i formuleringen af kerneopgaven

For at kerneopgaven kan fungere som pejlemærke, skal medarbejderne involveres i definitionen af kerneopgaven. Kun herved får de ejerskab og en fælles forståelse af kerneopgaven. Dette ejerskab betyder accept af og vilje til at integrere kerneopgaven og dens betydning i opgaveløsningen og i forandringsprocesser.

Hvis ledelsen blot præsenterer kerneopgaven i en fin pjece eller på anden vis informerer om den, får medarbejderne ikke mulighed for at forstå den og oversætte den til deres fælles dagligdag og praksis – den vil med andre ord i virkelighedens verden blot være endnu et stykke papir.

Hvis du er nysgerrig efter at kende de forskellige niveauer kerneopgaven kan “arbejde på” i en organisationen kan du læse mere her.

 

Få kerneopgaven defineret, konkretiseret og integreret

En af de modeller, jeg bruger, når jeg hjælper organisationer med at definere kerneopgaven og involvere medarbejderne, er Kernemodellen. Modellen hjælper med at få et udefra-ind-perspektiv. Nogle af de centrale spørgsmål er: Hvilken værdi ønsker vores brugere/kunder vi skaber? Hvilken relation skal vi have?

Når kerneopgaven er defineret, ligger der et stort arbejde i at få kerneopgaven konkretiseret, så den bliver operationel og hjælpsom i dagligdagens mange valg og fravalg.

Hvis du har brug for et nemt, effektivt og involverende redskab til at få konkretiseret kerneopgaven og til at få kerneopgaven masseret ind i jeres kultur kan jeg anbefale KerneSpillet. KernesSpillet er et brætspil, som fungerer som en slags facilitator og sikre, at I kommer hele vejen rundt. Læs mere her.

Ledelsen skal gå forrest i arbejdet med kerneopgaven

Som leder har du en central rolle i at gøre kerneopgaven til et fælles pejlemærke for enhedens opgaveløsning. Her vil det være meget værdifuldt, hvis du og din ledergruppe igangsætter en proces, hvor I styrker jeres kompetencer til at facilitere og lede kerneopgaven sammen og i jeres respektive personalegrupper.

Ofte kan det være meget givende at få hjælp af en ekstern konsulent og få tilført ny viden og perspektiver på arbejdet med kerneopgaven.

Hvis du har brug for inspiration til hvordan du og din afdeling kan arbejde med kerneopgaven og gøre den til en integreret del af jeres opgaveløsning og kultur, er du meget velkommen til at book et uforpligtende møde i min kalender.

God fornøjelse