Få hjælp til din APV og trivselsmåling

  • Skal du lave en APV for første gang og vil sikre dig, at du gør det hele rigtigt?
  • Løste du opgaven selv sidste gang og blev overrasket over, hvor meget det krævede?
  • Og vil du bruge APVén til at gennemgå arbejdsmiljøet grundigt og forbedre forholdene og medarbejdertilfredsheden på virksomheden?

Som din eksterne HR-konsulent og sparringspartner kan jeg guide dig hele vejen igennem arbejdet med din APV, så du kommer sikkert igennem og får en masse gode redskaber. Redskaber der kan sikre, at både du og dine medarbejdere også har en god arbejdsplads mange år fremover.

Hvad er APV?

Ja, lad os lige slå det fast.

APV står for ArbejdsPladsVurdering. Det er lovpligtigt for alle virksomheder med ansatte at lave en APV mindst hvert 3. år.  Hvis der sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet, skal den laves hver gang, I har lavet en ændring.

Helt kort handler APV’en om at finde ud af:

  • Hvad status er på det psykiske og fysiske arbejdsmiljø
  • Hvor problemerne eventuelt er
  • Hvordan I løser problemerne
  • Hvem der har ansvaret for, at de bliver løst
  • Hvornår I skal følge op.

APVén skal skrives ned, men der er ingen krav om, hvor meget den skal fylde eller hvordan den skal laves. Til gengæld er der krav om, at den skal være tilgængelig for ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet, og at det fremgår, hvem der har ansvaret for at følge op på de forbedringstiltag, I bliver enige om undervejs i processen.

APV´en er et redskab til at forebygge dårligt arbejdsmiljø

APV´en skal ikke opfattes som en pligt. Den er din sikkerhed for, at du har orden i tingene og hjælper dig samtidig med at undgå

  • arbejdsskader
  • højt sygefravær
  • dårligt fysisk eller psykisk arbejdsmiljø
  • at medarbejderne er utilfredse og søger mod andre arbejdspladser

Mange virksomheder kender betydningen af et godt arbejdsmiljø og gennemfører derfor hvert år en måling af det psykiske arbejdsmiljø og kobler den eventuel til en måling af den sociale kapital eller kulturen. Navnet for denne måling kan fx være Trivselsmåling, Social Kapital Måling, Kulturmåling eller MTU (Medarbejder TilfredshedsUndersøgelse).

Evidens viser, at det er opfølgningen, der er afgørende for om målingen skaber værdi. Det store og vigtige arbejde begynder altså først, når I har gennemført målingen!

En gennemarbejdet handleplan giver retning og sikkerhed for at du og din afdeling lykkes. Det er de igangsatte aktiviteter, der ændrer jeres praksis, processer, samarbejdsformer osv.

Lad mig sikre din APV fra A til Z

Helt overordnet kan arbejdet med APV deles ind i 7 faser:

  1. Forberedelse af APV-processen
  2. Måling af jeres arbejdsmiljø
  3. Ledelsens analyse og forberedelse
  4. Dialogmøde i medarbejdergruppen
  5. Udarbejdelse af APV-handlingsplanen
  6. Nye aktiviteter sættes i gang
  7. Evaluering

Herunder kan du se en uddybning alle de 7 overstående faser:

Jeg, Jeanette Hallundbæk har 20 års erfaring med APV, trivselsmålinger og tilfredshedsundersøgelser. Jeg har bl.a. som HR-chef øget medarbejdertilfredsheden med 18 procentpoint i løbet af 2 år. 

Skal jeg også hjælpe dig? Ring til mig på telefon 23 64 45 69 og hør, hvordan jeg kan hjælpe dig med at  gennemføre APV og forbedre trivslen og medarbejdertilfredsheden.

Fase 1: Forberedelse af APV-processen

En grundig forberedelse af APV-processen er vigtig, da det giver overblik, retning og tryghed i hele organisationen – og så giver det dig ro og sikkerhed i forhold til at komme godt i mål med APV’en. Emnerne på din tjekliste i forberedelsesfasen er bl.a.

  • Involvering af ArbejdsMiljøOrganisationen (AMO) og eventuel samarbejdsudvalget
  • Beslutning om undersøgelsen skal have et særligt strategisk fokus fx kultur, social kapital, stress eller storrum
  • Beslutning om, hvem der skal gennemføre målingen
  • Udarbejdelse af liste med mail-adresser, navne og organisering til brug for udsendelse af elektronisk måling
  • Udarbejdelse af en tids- og kommunikationsplan, herunder
    • Kommunikation til medarbejderne om formål, fortrolighed, tidsplan, opfølgning osv.
    • Bookning af kalendere fx ledermøder og dialogmøde med medarbejderne

Fase 2: Måling af jeres arbejdsmiljø

Typisk vil et uafhængigt analysefirma foretage analysen ved at sende spørgeskemaer til dine medarbejdere, som de svarer anonymt på. Herefter bearbejder analysefirmaet resultaterne. Jeg samarbejder med Arga Survey , som er specialist i at gennemføre APV-målinger, men du kan selvfølgelig også vælge en anden leverandør, hvis du foretrækker det.

Fase 3: Ledelsens analyse og forberedelse

Fase 3.1: Din analyse og forberedelse

Når du som leder har modtaget målingen, så sæt god tid af til at overveje:

  1. Hvordan har jeg det med resultatet?
  2. Hvilke styrker viser målingen?
  3. Hvilke udfordringer viser målingen?
  4. Hvilke ledelseskompetencer skal jeg især trække på – og hvilke skal jeg udvikle?

Fase 3.2: Din sparring med mig

Når både du og jeg har læst APV-målingen grundigt igennem, mødes vi og gennemgår resultaterne. Jeg udfordrer dig undervejs, for det er vigtigt, at du er grundigt forberedt, når du skal drøfte resultatet med dine medarbejdere.

Sammen forbereder vi det kommende APV dialogmøde med medarbejderne. Måske skal jeg også hjælpe dig med forberedelsen af mødet med de øvrige ledere og ArbejdsMiljøOrganisationen. Se punkterne 2.3 og 2.4.

Fase 3.3 Ledergruppens analyse og forberedelse

Hvis jeres organisation har flere afdelinger eller teams, vil jeg klart anbefale, at I diskuterer APV-målingen i ledergruppen. Dels er der sikkert nogle ting, der går igen i organisationen, og dels er det vigtigt at få tilrettelagt en fælles proces. Måske kan I også hjælpe hinanden med dialogmøderne.

Fase 3.4 Involvering af AMO eller MED

Ejerskabet til arbejdsmiljøet ligger selvfølgelig i jeres AMO eller i MED, hvorfor de skal involveres i tilrettelæggelsen af processen og opfølgningen. Måske skal de have en aktiv rolle på dialogmødet med medarbejderne

Fase 4: Dialogmøde i medarbejdergruppen

Det er vigtigt, at skabe en god proces i medarbejdergruppen, hvor der er tid til dialogen om APVén, og hvor du oprigtig lytter til medarbejderne. Derfor anbefaler jeg, at vi sætter mindst 3 timer af til at

  • gennemgå resultaterne
  • få en grundig dialog om, hvad der fungerer og hvad der kan gøres endnu bedre
  • udarbejde et udkast til handleplan.

Med mig som mødeleder skal du udelukkende koncentrere dig om at lytte til medarbejderne og svare på deres spørgsmål. Selv med de mest positive APVér er der kritiske røster, og du kan meget bedre svare fornuftigt, hvis du ikke skal lede mødet samtidig.

Efter mødet drøfter vi mødets forløb og jeg giver dig feedback på din rolle og kommunikation med medarbejderne.

Fase 5: Udarbejdelse af APV-handlingsplan

Det er afgørende, at I laver en god APV-handleplan, som indeholder:

  • Hvad er målet?
  • Hvilke aktiviteter skal sættes i gang?
  • Hvem er ansvarlig for aktiviteterne?
  • Hvornår skal de specifikke ændringer senest være indført?

På baggrund af, hvad I bliver enige om på dialogmødet, skriver du og jeg en konkret handleplan sammen. For at sikre jer den bedste platform for arbejdet med arbejdsmiljøet, vil jeg selvfølgelig trække på min 20 års HR-erfaring og derfor komme med forslag til konkrete aktiviteter og bidrage med nogle af mine redskaber.

APV-handleplanen skal selvfølgelig også diskuteres i AMO.

Fase 6: Aktiviteter sættes i gang

De ansvarlige sørger for, at de nye aktiviteter sættes i gang og evalueres. Denne fase er måske den sværeste af dem alle, da de gode intentioner og beslutninger nemt bliver overhalet af ”Vi har ikke tid” eller ”Det har vi jo talt om”.

Den bedste måde at sikre et endnu bedre arbejdsmiljø er dels en god og meget konkret APV-handleplan og dels ved løbende at drøfte APV-handleplanen på jeres AMO- og personalemøder.

Fase 7: Evaluering

Når forløbet er endeligt afsluttet, mødes vi igen. Her evaluerer vi, hvad du har fået ud af samarbejdet, og om du har brug for yderligere support for at sikre, at forbedringerne også bliver sat i værk. Det kan være aktiviteter i forhold til kulturændringer, stress, konflikthåndtering, en supplerende trivselsundersøgelse eller noget helt femte.

Social kapital

Hør mere om hjælp til APV

Har du brug for hjælp til din APV, kommer jeg gerne forbi til et uforpligtende besøg, hvor du kan danne dig et indtryk af, om jeg er den rette til at hjælpe dig.

Ring gerne på 23 64 45 69 eller send en mail, så ringer jeg tilbage til dig.

På det første møde drøfter vi din situation, og jeg danner mig et indtryk af, hvordan jeg bedst kan hjælpe dig. Hvis du gerne vil have min hjælp til APVén, laver jeg et forslag til forløb og vi finder vi konkrete datoer i kalenderen.

Kort om mig, og hvorfor jeg kan hjælpe dig med APV

Jeg, Jeanette Hallundbæk er uddannet mag.art. i antropologi fra Århus Universitet, har en master i organisationspsykologi (MPO) fra Roskilde Universitet samt flere HA, HD- og diplomfag inden for HR-, organisationsudvikling og strategisk ledelse. Jeg har også den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Jeg har blandt andet arbejdet som HR-chef, HR-partner, projektleder i Ældre Sagen, ATP, DJØF SKAT og AMU. Siden 2013 har jeg drevet Hallundbæk Consult ApS, hvor jeg også arbejder med HR og ledelse.

Derfor ved jeg, at jeg også kan bruge min teori i praksis.

Med base i Greve har jeg flest kunder i nærheden af København, men jeg hjælper også mange kunder i Jylland, som jeg besøger på månedlig basis.

Jeanette Hallundbæk

Hvad siger kunderne om APV?

De gange Jeanette har lavet et forløb for mig – det være sig teambuilding eller opfølgning på APV, har det altid haft den forventede effekt. Man kan være sikker på altid at få kvalificerede oplæg. Man kan være sikker på, at hun formår at engagere deltagerne og sikre, at også de ømme punkter kommer under lup. Og man kan være helt sikker på, at hun altid er velforberedt. Men allerbedst er det, at hun har en unik evne til virkelig at sætte sig ind i gruppens dynamik og forhold. Det et derfor, at det virker! Jeg kan kun anbefale Jeanette.

Maria Luisa HøjbjergKommunikationschef, Undervisningsministeriet

 DialogKortene 
Internt Samarbejde som gave

Dialogkortene gør det nemt og trygt for dig at facilitere en dialog om, hvordan I kan styrke jeres interne samarbejde.

Samtidig tilmelder du dig mit nyhedsbrev INSPIRATOR, hvor du får inspiration og redskaber til at arbejde med HR, organisationsudvikling og social kapital.

Tilmeld dig nyhedsbrevet her

Når du tilmelder dig nyhedsbrevet accepterer du samtidig vores persondatapolitik